Assistenz für das Vorzimmer des 1. Bürgermeisters (m/w/d)

Die Gemeinde Gräfelfing ist mit rund 14.000 Einwohnern im Landkreis München gelegen. Als zukunftsorientierte Verwaltung sind wir modern, bürger- und mitarbeiternah.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Team der zentralen Dienste im Hauptamt eine engagierte

Assistenz für das Vorzimmer

des 1. Bürgermeisters (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit (mind. 35 Std.)

Ihre Aufgabenbereiche:

• Terminkoordination für den 1. Bürgermeister
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. E-Mail, Schriftverkehr, Wiedervorlagen, Telefon, zentrale Postbearbeitung, digitale und analoge Ablage)
• Sitzungsdienst vor allem für den Gemeinderat – ca. 12 x im Jahr (u. a. Jahres-Sitzungsplanung, Erstellung der Sitzungsunterlagen, Sitzungsladung, Protokollerstellung, Veröffentlichung, Bearbeitung von Fraktionsanträgen & Gremienanfragen) unter Anwendung des Sitzungsprogramms more rubin
• Koordination von Ehrungen, Jubiläen, Auszeichnungen und Glückwünschen
• Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Vertretung des Vorzimmers der Geschäftsleitung

Sie bringen mit:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), des Beschäftigtenlehrgangs I bzw. zum Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Vergleichbares
• Berufserfahrung idealerweise in einer Vorzimmertätigkeit und in den o. g. Aufgabenbereichen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise als ausgeprägtes Organisationstalent
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Verschwiegenheit und Loyalität
• Verbindliches, lösungs- und serviceorientiertes Auftreten, Bürgerfreundlichkeit sowie gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• Sehr gute EDV-Kenntnisse idealerweise auch mit more rubin bzw. die Bereitschaft, sich in das Sitzungsdienstprogramm und Ratsinformationssystem einzuarbeiten (more rubin)
• Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit auch in den Abendstunden (Sitzungsdienst)

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit für und mit dem 1. Bürgermeister in einem motivierten Team und angenehmen Arbeitsumfeld
• Leistungsgerechte Vergütung bis Entgeltgruppe 8 TVöD
• Monatliche Arbeitsmarktzulage (bis ca. 730 €) sowie Großraumzulage München (270 €)
• Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie eine leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
• Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge mit der Möglichkeit zur freiwilligen Aufstockung
• Gleitende Arbeitszeit mit großzügigen individuellen Zeitmodellen
• Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit hochwertiger IT-Ausstattung
• Optimale Verkehrsanbindungen an der S6 – Gräfelfing und der A 96 sowie ausreichend kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gesundheitsförderungsmaßnahmen wie z. B. den EGYM Wellpass

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach den tarifrechtlichen Bestimmungen je nach Qualifikation, Berufserfahrung und übertragener Tätigkeit.

Klingt das nach Ihrem neuen Arbeitsplatz?

Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung bis 12.06.2026 über den Button „Jetzt hier bewerben“ oder per E-Mail als PDF an bewerbung@graefelfing.bayern.de – unter Angabe von Verfügbarkeit und Gehaltswunsch.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in KW 25 & 26 statt.

Für Rückfragen stehen Ihnen Herr Pohl (Personalleitung) unter 089/8582-1029 gerne zur Verfügung.

Bei im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber bevorzugt berücksichtigt.